контактные телефоныТелефоны: +7 495 917-80-20, +7 495 917-80-28  связатся по E-mailE-mail: igisp@igisp.ru
 
 
О нас |  IAGP |  VIP проект |  Тренинги |  Тренеры |  Расписание

Секреты секретарского дела

Ольга Гаврилова

Статья опубликована
в газете "Работа сегодня"
№ 44 за 2000 год.

У этого слова, как ни странно, нет женской формы. "Секретарь" – так называется профессия, без которой не обходится ни одна организация. Профессия, творящая вокруг себя мифы. "Секретарша" – девочка с ногами от зубов, которая пилит ногти в приемной? Бездельница? Чья-то протеже? Любовница шефа?

Хороший секретарь – белка в колесе, это пчелка, без которой начальник, как без рук. Задача секретаря – это не только отнести бумажку, принять звонок. Главная задача – облегчение работы руководителя. А сюда входят и микроклимат в приемной, и организация рабочего дня шефа, и построение его взаимодействия с окружающим миром.

Работа секретаря – это большие нервные нагрузки: множество звонков, спешащие сотрудники, масса дел, невозможность составить личный график работы, зависимость от настроения шефа... Но если хоть раз секретарь демонстрирует сотрудникам свое плохое настроение, потом любая претензия к сотрудникам, не выполнившим задание руководства, может ими расцениваться как "наезд" из-за плохого настроения. Конечно, секретарь должна обладать чувством юмора, чтобы корректно ответить на грубость или сделать вид, что не заметила ошибки, чтобы не вешать нос в тяжелых ситуациях и уметь поднять настроение не только себе, но и шефу!

Секретарь – замок на двери начальника: тот, кто знает "нужное слово", пройдет легко. Но у есть окружающих есть возможность манипулировать секретарем, и одно из умений секретаря – отделение личных отношений от рабочих. У этого вопроса есть и обратная сторона: клиентам и сотрудникам кажется, что в отношении секретаря к ним отражается отношение начальника. Поэтому необходимо быть корректной даже с неприятными людьми. Однако расположенность ко всем не должна переходить во вседозволенность: секретарь – правая рука начальника, поэтому не должен позволять самоутверждаться за свой счет недобросовестным работникам.

Главное умение секретаря – быстро собрать и хранить информацию. Как говорят преподаватели ВУЗов, специалист – это не человек, который знает все, а человек, который знает, где найти информацию! Секретарь должен быть таким специалистом – быть в курсе всего, не демонстрируя способ сбора информации. Секретарь обязан выяснить, кто из сотрудников чем занимается, чтобы знать, к кому обратиться за информацией. Бывает, что название должности человека не соответствует его функциям, например, вопросы решает не руководитель отдела, а его заместитель. Руководитель отдела имеет иллюзии, что руководит – нельзя лишать его иллюзий, но надо знать, к кому обращаться за ответом. Информацию важно не только собрать, но и донести. Хороший секретарь помнит: он существует для того, чтобы избавить начальника от чужих проблем, поэтому фильтрует информацию. Но руководителю необходимо знать результат любого процесса в организации, а также быть в курсе настроений в коллективе. Если его работа может быть поставлена под угрозу назревающим конфликтом – виной секретаря будет отсутствие попытки предотвратить беду. Секретарь – средство общения начальника с коллективом. Это не донос, а – работа. И еще одно важное правило: ни одна фраза руководителя, не предназначенная для передачи, не должна достигнуть ушей подчиненных.

Существующий миф, что секретарь – любовница шефа, хоть и не соответствует реальности в большинстве случаев, все же имеет под собой некоторые основания: начальник и секретарь проводят вместе больше времени, чем начальник дома, они вместе проходят "огонь, воду, медные трубы" бизнеса, поэтому иногда возникают отношения, переходящие рамки официальных. Конечно, заботливый секретарь заметит недомогание шефа, предложит таблетку, принесет чай ему, усталому, сделает бутерброд голодному, выступит советчиком при покупке духов жене и миксера теще, купит билеты в театр… Между хорошим секретарем и начальником устанавливается связь, которую можно было бы назвать дружеской. Она полезна в работе, но расстояние, существующее между шефом и секретарем, до дружбы или тем более любви лучше в интересах дела не сокращать.

Начинающему секретарю можно дать несколько советов, которые редко дают на курсах:

  1. Руководитель и секретарь с самого начала должны обговорить список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет. Хорошо, если начальник обговорит и список коллег и приятелей, с которыми хотел бы быть соединен без лишних вопросов.
  2. Существует легенда о секретаре Керенского, которая пришла на работу на следующий день после революции и была оскорблена беспорядком на рабочем месте. Это, конечно, крайний случай, но – порядок на столе руководителя должен быть Вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись" на столе начальника. Они облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе.
  3. Обязательно нужно привить начальнику привычку: "Чтобы день начинался и кончался тобой". Вы должны попасть в его кабинет раньше, чем любой посетитель, для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.
  4. Если начальник считает, что у него не секретарь, а референт, помощник, объясните ему необходимость Вашего присутствия на всех совещаниях и важных встречах – Вы должны быть в курсе договоренностей.
  5. Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ. Лучше Вы будете дурочкой в приемной, чем в кабинете начальника.
  6. Не медлите с выполнением поручений – но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".
  7. Если Вы по вине сотрудника провалили поручение – поделитесь ответственностью с виновным. Но – никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.
  8. Запомните любого гостя в лицо. Это – залог "безопасности" начальника, если нежелательный клиент явится без предупреждения – Вы успеете корректно "отразить нападение". То же относится и к именам людей – для любого человека значимо его имя. Учите имена, даже если они невозможны для запоминания. Трудно воспроизводимые имена-отчества проговорите про себя несколько раз. Люди, привыкшие, что их имена перевирают, еще больше зауважают начальника, если Вы этого не сделаете.
  9. Обязательно запишите минутную информацию. Когда она будет не нужна – выбросите и забудете. Но перспективную информацию запоминайте: что записал – то из памяти стерлось.
  10. При передаче информации надо продумать, на каком предложении сделать особое ударение, чтобы она запомнилась и была понятна.
  11. Вы – записная книжка. Помните о личных датах руководителя. Он, занятый проблемами, может оказаться в ситуации банкира из рассказа О.Генри, который забыл о собственной свадьбе. Напомните ему о ней – даже если эта свадьба не с Вами.
  12. И, наконец, – в любой трудной ситуации, в любом цейтноте помните старую русскую поговорку, которая должна стать Вашим девизом: "Глаза боятся, а руки делают".

Ну, а теперь – советы для тех, кто принимает на работу секретаря.

При подборе секретаря обязательно проверьте кандидаток на:

  • Дикцию, звучание голоса, интонирование. Предложите сложную ситуацию – от вранья, что начальника нет на месте, до ответа разгневанному клиенту – и послушайте, как это будет звучать. Обратите внимание и на содержание ответов – тоже немаловажно.
  • Стрессоустойчивость и доброжелательность. Девушка, которая на собеседовании вам обольстительно улыбается, может стать фурией при первом же конфликте, замучить истериками или выражениями своего плохого настроения. Если же девушка в стрессовой ситуации находит источник новых сил, и чем сложней задача – тем веселее, она годится на работу секретаря, но Вы должны будете позаботиться о том, чтобы у такого секретаря не было простоев.
  • Грамотность. Документ о высшем образовании обещает, что письма не будут уходить с пятью ошибками в одном слове. По минимуму же уровень секретаря проверяется несколькими формами, например: "Согласно" – "документу" или "документа"? Второй тест – вопрос: "Простите, кому Вы звоните?". Если она пишет "документа" и говорит "звОните" – лучше ей отказать. Шанс переучить невелик.

И еще несколько советов:

  1. Не смотрите на внешность – смотрите на рекомендации и анкету. Внешность можно будет откорректировать, ум – вряд ли.
  2. Узнайте, готов ли секретарь, а главное – его семья, если она есть, к ненормированному рабочему дню. При договоренности о нормированном дне все же могут возникнуть ситуации, когда секретарь вынуждена задержаться на работе. Лучше, если секретарь будет женщина, не обремененная маленькими детьми: они требуют к себе большего материнского внимания.
  3. Узнайте, не испытывает ли претендентка дискомфорт при необходимости быстро переключаться с одного дела на другое. Если испытывает – вряд ли она будет хорошим секретарем: начальнику придется ждать, когда она закончит отправлять факс, прежде чем заняться диктовкой срочного письма.
  4. Постарайтесь определить, насколько претендентка с будущим шефом похожи психологически. Если она привыкла быстро говорить, а его такие люди раздражают, если она медлительна, а он любит, чтобы вокруг все горело – они не сработаются.

В замечательной старой комедии "Ищите женщину" созданы прекрасные образы Секретаря и Референта: веселая и легкомысленная (так кажется!) девица, способная на прямой вопрос ответить быстро, уклончиво и метко – и зануда, пунктуальная, въедливая и преданная начальнику до смерти. Хороший секретарь должен уметь быть обеими.

Dkey design
 
Поиск: